Reunião de trabalho exige preparo para ser produtiva

Profissionais devem planejar apresentações e saber os momentos de falar e ouvir

Amanda Polato, do R7

Jupiterimages/Getty Images

Consultores alertam para os riscos de usar as reuniões apenas como vitrine

As reuniões fazem parte da rotina de qualquer empresa. Elas ajudam a tornar o trabalho
mais produtivo e o ambiente, mais pessoal. Sem elas, a comunicação entre as pessoas 
acabaria sendo reduzida a trocas de emails ou telefonemas.


Para que os encontros funcionem bem, cuidados com planejamento e organização são 
fundamentais, além de atenção a alguns itens de etiqueta.

O formato e objetivos das reuniões variam muito, por isso é difícil definir regras, explica
Paulo Ishimaru, gerente consultivo do Grupo Soma. Mas ele lista algumas recomendações
gerais de planejamento. O primeiro passo é definir o foco da reunião: quais os assuntos serão
discutidos e quem se encarregará de cada tópico. As pessoas envolvidas devem saber o que irão
fazer, para se preparem. 
Tudo precisa estar à mão, para que o tempo seja bem aproveitado.

Ricardo Tasinato, diretor da consultoria Interathiva, recomenda que um tempo de duração seja 
definido antes do encontro. Isso facilita a organização da agenda de todos os participantes.


E a reunião só funciona se todos chegarem na hora marcada – norma número um de etiqueta de
 encontros de trabalho.


Outras regras de comportamento, essenciais para todas as situações profissionais, precisam ser
 seguidas: 
saber ouvir, evitar interromper outras pessoas, saber quando se colocar, falar com base em fatos 
e dados e não apenas em opiniões e evitar o uso de celulares enquanto alguém fala.


Usando a reunião como vitrine


Muita gente acha que os encontros do trabalho são momentos para mostrar o trabalho e se
destacar na empresa. Mas os consultores avaliam a postura como inadequada.


- O destaque na empresa deve ser uma consequência do trabalho e não fruto de falatório nos
momentos de reunião. Ao fazer a sua parte bem, o trabalho naturalmente aparece, afirma Tasinato.


Quem é mais reservado não precisa temer as reuniões. De acordo com os consultores, as
características das pessoas costumam ser respeitadas e falar pouco em situações coletivas não
significa, necessariamente, perder oportunidades de mostrar seu trabalho.
Tasinato afirma que o chefe pode, caso necessário, chamar o tímido para participar mais ativamente
em alguns momentos.


Excesso de reuniões



Reclamações gerais nas empresas costumam ser o excesso de reuniões e as de longa duração. 
A consequência, muitas vezes, é a sobrecarga de trabalho para o funcionário, que tem de coordenar
seu tempo de trabalho sozinho com os momentos coletivos.

Alguns consultores acham importante a presença de um mediador ou coordenador nas reuniões: 
uma pessoa responsável para marcação do tempo e pela condução do grupo pelos assuntos da pauta.

Nem sempre a figura é imprescindível, mas ajuda a evitar os chamados “loopings” – quando todos 
ficam em torno de um único item da discussão.


Outra estratégia é fazer uma ata simples das reuniões: facilitam a retomada das conversas e ajudam
a documentar o trabalho na empresa.