Fundamental para um bom profissional de Compras, assim como para qualquer área
Olá,
pessoal. Vou deixar um pouco a parte técnica de lado e
comentar alguns aspectos e dicas de como se portar no local de trabalho, algo
que é fundamental para um bom profissional da área de compras, assim como para
qualquer área.
A idéia é
mostrar algumas dicas que possam auxiliar aqueles que estão iniciando no
mercado de trabalho e que ainda têm algumas dúvidas sobre como se portar em
certas situações, além de fazer uma boa reciclagem para aqueles que já estão no
mercado há algum tempo – relembrar é bom e, muitas vezes, necessário.
Infelizmente,
a área de compras não é conhecida por ter os profissionais mais “amigáveis”.
Com certeza posso afirmar que já presenciei situações e comportamentos
lamentáveis durante a minha carreira, e parece até que isso se “espalha” para
outras áreas que trabalham com as pontas do negócio.
Como
tenho certa experiência em várias empresas, como colaborador e outras modalidades de trabalho, recomendo a
todos que estão lendo este artigo e que trabalham em empresas, sejam elas
agências de publicidade, provedores de conteúdo, produtoras, repartições
públicas e outras, que fiquem atentos ao principal aspecto relacionado ao
comportamento no local de trabalho: o bom senso.
Isso quer
dizer que cada local, independente da liberdade ou informalidade, requer um
nível de profissionalismo básico e comportamento adequado para garantir o bom
relacionamento e a convivência saudável com as demais pessoas da empresa,
parceiros, clientes e outros.
Dito
isso, vou apresentar algumas sugestões de como se portar em certas situações,
focando no profissional da área de compras.
O
conteúdo deste artigo foi baseado em um texto publicado no jornal O Estado de
S. Paulo em 10/01/2009 na página Ce2 do caderno de Empregos.
Vou dividir as sugestões em tópicos e quebrá-las em alguns artigos, ao invés de
apresentar todo o conteúdo de uma vez só.
1. Sobre
o relacionamento com as pessoas
a a) Seja honesto em qualquer situação
Isso quer
dizer que, muitas vezes, é preciso saber dividir igualmente certos recursos,
saber balancear e dosar as atitudes de acordo com o contexto e sempre falar a
verdade. Seja honesto quando errar, assuma a culpa e esteja preparado para as
conseqüências por pior que elas sejam.
Pela minha experiência digo que a honestidade é um atributo que às vezes é
difícil de se encontrar e funciona como uma via de duas mãos: se você quer que
as pessoas sejam honestas com você, é preciso antes que você seja honesto com
elas.
b) Nunca faça algo que você não
possa assumir em público
Ah, esse
remete ao clássico comportamento de omissão. Ainda mais com ferramentas como a
internet que dão uma falsa sensação de anonimato. Se você quer ser um bom profissional, é preciso
assumir o que fez e junto com isso carregar as responsabilidade e implicações
dos seus atos.
c c) Seja humilde, tolerante e
flexível com colegas e chefia
Esse é
outro item que é muito comum na área de compras, pois como o profissional de
compras tem evoluído muito tecnicamente como no conhecimento, métodos, técnicas
e outros procedimentos complexos de se entender, muitos profissionais adotam uma postura arrogante perante aqueles que
não conhecem tanto quanto eles. Isso traz muitos problemas de relacionamento
que prejudicam não só as pessoas envolvidas, ao ponto de evitarem contato, como
também a empresa de um modo geral. Porém, mudar esta arrogância é algo que não
é fácil e não sai do dia para a noite: é preciso, gradualmente, adotar posturas
mais humildes e avaliar como foi o tratamento das pessoas em certas situações.
Outro
ponto importante aqui é a questão da tolerância e da flexibilidade. Todos somos
humanos (assim espero) e erramos. Digo mais: erramos muito e vamos continuar
errando. Por isso é preciso saber dosar ações corretivas e também entender o
contexto, situação, argumentos, circunstâncias e recursos antes de condenar ou
absolver.
Por
exemplo, é preciso ser tolerante quanto à qualidade de um trabalho se o
responsável pelo seu desenvolvimento foi obrigado a trabalhar em um prazo
considerado inadequado ou mesmo insuficiente para a execução de tal tarefa.
d d)
Ser ético
pode significar, muitas vezes, perder dinheiro, status e benefícios
Ética.
Essa palavra cada vez mais vem ganhando espaço na área de compras e infelizmente ainda vejo pessoas que não têm a menor noção de como ser ético ou
mesmo o que significa isso. Não sou especialista em ética, mas recomendo o
ótimo artigo sobre isso escrito para o iMasters pelo Thiago França, cujo título
é Ética de um Gerente
de Projetos.
Eu sei,
eu sei, a ética as vezes é a última coisa a ser pensada, principalmente quando
se fala em dinheiro, status e benefícios. Cansei de encontrar pessoas que não
ligam para princípios morais quando se fala em mexer no bolso ou mesmo
atrapalhar algo que já foi conquistado. Aqui não tem muito jeito: ser ético
pode atrapalhar muitas coisas e gerar inclusive perdas materiais ou não, mas
para aqueles que têm consciência nada vale mais a pena do que colocar a cabeça
no travesseiro à noite e dormir tranqüilo.
e) Dê
crédito a quem merece.
Nem sonhe
em aceitar elogios pelo trabalho de outra pessoa. Cedo ou tarde será
reconhecido o autor da idéia e você ficará com fama de mau-caráter.
Se o
trabalho foi construído por 4 mãos, não queira apresentar somente a sua, pois
todo resultado de equipe, se conquista com a equipe.
f)
Pontualidade vale ouro
Se você
sempre se atrasar, será considerado indigno de confiança e pode perder boas
oportunidades de negócio.
Aqui
temos um conceito básico que muitas vezes é ignorado pelo brasileiro e é
genuinamente reconhecido e admirado no povo britânico e oriental: a
pontualidade.
Sem
entrar em detalhes do motivo de atrasos (trânsito, sono em excesso, problemas
pessoais, etc) a pontualidade é algo que realmente marca o profissional. Sei
que existem situações e ocasiões onde o atraso não pode ser evitado. Mas a
recorrência deste tipo de comportamento é péssima não só para a imagem do
profissional, mas também para a empresa que este representa. Obviamente existem
muitos fatores a serem considerados, mas a pontualidade é algo realmente básico
e que muitas vezes separa um profissional relaxado de um profissional
comprometido.
g)
Respeite a privacidade do vizinho
É
proibido mexer na mesa, nos pertences e documentos de trabalho dos outros.
Devolva logo o que pedir emprestado.
Aqui
temos embutido o conceito de intimidade. Com certeza existem ambientes mais
informais onde é permitida certa invasão de privacidade. Porém existem limites
a serem seguidos e que devem ser respeitados. Já presenciei situações onde
aquele pacote de chocolate guardado para uma ocasião especial foi
sistematicamente descoberto e usurpado por colegas de trabalho que achavam tudo
engraçado. Com certeza isso pode gerar problemas internos, mesmo que a vítima
leve na brincadeira tal ação.
Cabe
ressaltar novamente: o ambiente empresarial é diferente da sua casa. Certas
brincadeiras e liberdades têm que ficar do lado de fora da porta da recepção e
não dentro do departamento.
h) Faça o
que disse e prometeu
Quebrar
promessas é algo imperdoável.
As duas
frases acima remetem ao conceito de comprometimento. É fácil falar que vai
fazer chover e que isso é algo que você domina perfeitamente. Porém não se
esqueça de que quando uma promessa é feita gera-se expectativa em quem recebeu
a promessa. Quando uma promessa é quebrada essa expectativa é frustrada e se
torna algo imperdoável, manchando a confiança e a capacidade do profissional.
Aqui faço uma observação pessoal: eu, Fabrício Trindade, já quebrei promessas e
vou continuar a quebrá-las no futuro, pois, como disse anteriormente, todos
erramos. Por isso procure sempre se lembrar dos riscos que vão junto à promessa
e sempre procure adotar uma atitude mais pragmática quando expuser o que está
prometendo.
Infelizmente
muitas promessas são quebradas devido a fatores que estão fora do controle de
quem fez a promessa, mas isso não diminui a culpa ou responsabilidade.
2. Sobre
conversas ao telefone
a) Dê
toda a atenção à pessoa que ligou
Nada de
mascar chiclete, comer ou fazer qualquer tipo de barulho. A pessoa do outro lado da linha pode achar que você não está lhe dando a devida
atenção.
Quando
alguém liga para a empresa esta pessoa quer ser bem atendida e falar com quem
pode resolver seu problema e ouvir o que ela tem a dizer. Por isso é
imprescindível saber dar a devida atenção e procurar garantir o correto
entendimento do que a pessoa está falando.
Para quem recebe: seja compreensivo
e procure ajudar a pessoa, mesmo que esta ajuda seja o encaminhamento da
ligação para outra pessoa. Para quem liga: evite ir direto ao assunto e não se
esqueça da saudação, cordialidade e educação ao telefone.
b) Em
hipótese nenhuma chame a pessoa de “querido(a)”, “meu bem”, “benzinho”
Aqui
temos o aspecto do nível de intimidade no relacionamento entre o cliente e o
profissional. Procure deixar tratamentos íntimos, piadas ou alcunhas para
ambientes mais informais como o happy hour depois do expediente.
Já presenciei situações onde o tratamento incorreto de pessoas no telefone, no
caso um cliente, foram responsáveis pelo cancelamento de contratos e perdas
significativas para a empresa. Tudo devido à falta de tratamento correto e à
forma de comunicação entre quem está falando e quem está ouvindo.
c) Ao
atender a telefonemas alheios, anote o recado
Escreva o
nome da pessoa que ligou, o número do telefone, o assunto e a hora. Com letra
legível, é claro.
Aqui
temos a questão da organização. Quem ligou quer falar com alguém e esse alguém
deve, de alguma forma, ser notificado desta ligação. Muitas vezes oportunidades
são perdidas, problemas são agravados ou situações desconfortáveis são geradas
pela falta de comunicação entre partes e com certeza quem está no meio da
transmissão, ou seja, quem anota e passa o recado, pode ser responsabilizado de
alguma maneira pelo problema gerado pela falta de comunicação entre as partes
interessadas.
d) Evite,
ao máximo, atender ao telefone durante uma reunião
A não ser
que a ligação seja extremamente importante. Isso também vale para telefones fixos e celulares, que devem ser
desligados ou colocados em modo silencioso antes de o encontro começar.
A dica
acima parece básica, mas é comum uma reunião ser interrompida por um toque de celular escandaloso e que mostra a personalidade e o gosto do dono do aparelho.
Evite utilizar toques muito altos, escandalosos, incoerentes com o ambiente e que possam não apenas quebrar a concentração dos participantes da reunião, como também indicar que
você precisa de um som ou música nada discreta para receber ligações.
e) Não
faça ligações pessoais demoradas
Principalmente
se for namorar. Nem pense em brigar com filhos ou parentes pelo telefone.
Todos estão sujeitos a ter de atender a um telefonema com alguém ao lado. Quando for inevitável, procure fazer com discrição. Nada de
gestos, caretas ou comentários tapando o bocal do telefone. Pega mal e mostra
que você não está dando à devida atenção e debochando do interlocutor.
Aqui vale
a observação da discrição. O ambiente de trabalho deve ser utilizado em
primeiro lugar para trabalhar, mas também pode-se ocasionalmente utilizar seus
recursos para fins pessoais. Porém cabe aqui observar que a discrição e a
brevidade devem pautar as comunicações, e os relacionamentos pessoais que não
estão envolvidos diretamente com o trabalho devem ser deixados de lado
temporariamente, salvo as exceções relacionadas a emergências e situações fora de controle que requeiram total atenção.
Comunicações
que tomem um rumo hostil, como brigas, discussões acaloradas e pelejas, devem
ser sumariamente deixadas para depois, pois basta levantar um pouco o tom de
voz em uma ligação para que todos que estão em volta parem o que estão fazendo
e fiquem “atentos” ao que se está falando no telefone e parem de se concentrar
em suas tarefas. Se tal situação for inevitável, recomenda-se procurar um lugar
isolado para continuar com a conversa como, por exemplo, uma sala de reunião
vazia ou o banheiro.
f)
Retorne ligações
Mesmo que
você não conheça quem deixou o recado.
Novamente
temos a questão do comprometimento. Se alguem ligou para você, independente de
quem seja ou qual for o assunto, é sua obrigação retornar a ligação, nem que
for para dizer um local ou hora específico para tratar de um assunto. A
comunicação é um fator crucial no ambiente de trabalho e nenhum profissional
deve se dar ao luxo de ignorar um recado não atendido, seja qual for o motivo.
by Fabrício Trindade
